Kommunikation per E-Mail mit der Kölner Spezial

Falls nicht anders vereinbart, nutzen wir E-Mails ausschließlich in der Folgekorrespondenz (reaktive E-Mail-Kommunikation) auf

  • eine uns von Ihnen per E-Mail zugesandte Anfrage
  • eine uns von Ihnen per E-Mail zugesandte Anfrage
  • einen Brief, wenn Sie uns darin ausdrücklich um die Antwort per E-Mail gebeten haben

Sollten Sie bei einer Anfrage per E-Mail keine Rückantwort auf diesem Weg wünschen, so weisen Sie uns bitte in Ihrer E-Mail kurz darauf hin.

Wenn Sie zusätzlich Unterstützung benötigen und weiterhin technische Fragen zu dem neuen E-Mail Verfahren haben, können Sie sich jederzeit per E-Mail an unseren Support wenden: 

Wie versenden wir E-Mails?

Wenn wir eine E-Mail an Sie versenden, versuchen wir immer die stärkste verfügbare Verschlüsselungsart zu verwenden. Haben Sie mit uns insbesondere eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (S/Mime) eingerichtet, so wird die  E-Mail auch entsprechend verschlüsselt an Sie versendet.Ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung möglich, so werden wir Ihnen die E-Mail in unser SecureMail-Portal einstellen. Durch den Einsatz dieses SecureMail-Portals wird eine verschlüsselte Übermittlung gewährleistet.

Ergänzender Risikohinweis zum E-Mail-Versand:

Beim Versand von E-Mails besteht  aufgrund einer evtl.  nicht durchgehenden Verschlüsselung auf dem Transportweg von Ihrem Provider zu Ihnen von Dritten das Risiko, dass die E-Mail – wie eine Postkarte –   abgefangen, gelesen und/oder verändert  werden kann.  Aufgrund dieses Risikos werden wir Ihnen auch niemals E-Mails in Bezug auf Personenversicherungen (Kranken-, Lebens- oder Unfallversicherung), Gesundheitsdaten und/oder Daten, die nach § 203 StGB durch eine Schweigepflicht geschützt sind, derart unverschlüsselt zukommen lassen. 
In einer sicheren verschlüsselten E-Mail von der Kölner Spezial sind alle hierin enthaltenen Informationen vor unbefugten Mitlesern geschützt, sowohl bei der Übertragung als auch für Ihren persönlichen Abruf.

Wie können Sie den Email-Versand aktiv schützen?  

Hiermit möchten wir Sie ausdrücklich auf die Möglichkeit hinweisen, durch den Einsatz eines anderen Providers eine Transportverschlüsselung für Ihre E-Mail auf dem Weg durch das Internet zu erhalten bzw. mit AXA über den Austausch digitaler Zertifikate eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einzurichten.

Wie kann ich verhindern, dass eine sichere Mail der Kölner Spezial im SPAM-Ordner landet?

Der sicherste Weg, die Zustellung zu garantieren, ist ein Eintrag unserer Versandadresse in das eigene Adressbuch.

Habe ich die Wahl zwischen einer verschlüsselten und nicht verschlüsselten Zusendung?

Wünschen Sie den Email-Versand durch die Kölner Spezial und enthalten diese Informationen sensible Personendaten, so kann die Zustellung aus Datenschutzgründen nur verschlüsselt erfolgen.
Alternativ besteht natürlich immer der Postweg als Alternative zur Verfügung.

Was ist eine Transportverschlüsselung (TLS)?

Die Email ist nur zwischen dem Posteingangs- und dem Postausgangs-Server verschlüsselt. Auf dem Posteingangsserver des Kunden liegt die E-Mail unverschlüsselt (wie eine offene Postkarte) vor.

Was ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung?

Eine Email ist, z.B. durch den Austausch von Zertifikaten (PGP/ SMime), auf dem gesamten Weg vom Absender zum Empfänger verschlüsselt.

  • Hierfür müssen Absender und Empfänger im Vorfeld ein Zertifkate-/ Schlüsselpaar erzeugen (z.B. auf gmx.de möglich oder mit Tools wie mailvelope). Dieses Paar besteht jeweils aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel.
  • Um eine Ende zu Ende Verschlüsselung zu erreichen, müssen Absender und Empfänger im Vorfeld die „öffentlichen Schlüssel“ austauschen.
  • Der Absender kann nun eine Email mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsseln
  • Der Empfänger nutzt seinerseits seinen „privaten“ Schlüssel zur Entschlüsselung der E-Mail. Die Email kann nur mit dem richtigen „Schlüssel“ vom Empfänger wieder entschlüsselt werden.