Allgemeiner Hinweis

Falls nicht anders vereinbart, nutzen wir E-Mails ausschließlich in der Folgekorrespondenz (reaktive E-Mail-Kommunikation) auf

- eine uns von Ihnen per E-Mail zugesandte Anfrage
- ein Telefonat, in dem Sie uns die Beantwortung dieses konkreten Vorgangs per E-Mail gestattet haben
- einen Brief, wenn Sie uns darin ausdrücklich um die Antwort per E-Mail gebeten haben

Sollten Sie bei einer Anfrage per E-Mail keine Rückantwort auf diesem Weg wünschen, so weisen Sie uns bitte in Ihrer E-Mail kurz darauf hin.

Wie versenden wir E-Mails?
Wenn wir eine E-Mail an Sie versenden, versuchen wir immer die stärkste verfügbare Verschlüsselungsart zu verwenden. Haben Sie mit uns insbesondere eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (S/Mime) eingerichtet, so wird die  E-Mail auch entsprechend verschlüsselt an Sie versendet.
Ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung möglich, so werden wir Ihnen die E-Mail in unser SecureMail-Portal einstellen. Durch den Einsatz dieses SecureMail-Portals wird eine verschlüsselte Übermittlung gewährleistet.

Ergänzender Risikohinweis zum E-Mail-Versand:
Beim Versand von E-Mails besteht  aufgrund einer evtl.  nicht durchgehenden Verschlüsselung auf dem Transportweg von Ihrem Provider zu Ihnen von Dritten das Risiko, dass die E-Mail – wie eine Postkarte –   abgefangen, gelesen und/oder verändert  werden kann.  Aufgrund dieses Risikos werden wir Ihnen auch niemals E-Mails in Bezug auf Personenversicherungen (Kranken-, Lebens- oder Unfallversicherung), Gesundheitsdaten und/oder Daten, die nach § 203 StGB durch eine Schweigepflicht geschützt sind, derart unverschlüsselt zukommen lassen. 

Wie können Sie den Email-Versand aktiv schützen?
Hiermit möchten wir Sie ausdrücklich auf die Möglichkeit hinweisen, durch den Einsatz eines anderen Providers eine Transportverschlüsselung für Ihre E-Mail auf dem Weg durch das Internet zu erhalten bzw. mit AXA über den Austausch digitaler Zertifikate eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einzurichten.

Das SecureMail-Portal

Secure Mail ist das Standardverfahren, wenn Daten mit hohen Sicherheitsanforderungen verschickt werden, insgesamt aber kein hochfrequenter Datenaustausch zwischen Ihnen und der Kölner Spezial besteht.

Im SecureMail-Portal finden Sie bekannte Elemente eines E-Mail Clients, wie z.B. den Posteingang oder einen Ordner für gesendete Nachrichten.
Ein einfacher Weg für die sichere E-Mail-Kommunikation mit der Kölner Spezial.

Registrierung / Anmeldung

Erhalten Sie das erste Mal eine sichere Nachricht von der Kölner Spezial, so müssen Sie sich bitte einmalig für das SecureMail-Webportal registrieren.

Dazu erhalten Sie zwei Registrierungsmails von uns. Eine davon enthält ein Einmal-Passwort, das Sie bitte in die Zwischenablage kopieren.
Dann klicken Sie bitte in der anderen Mail auf den Link „Registrieren“. Es öffnet sich anschließend unsere Anmeldemaske.

Im Feld „Benutzername“ ist Ihre E-Mailadresse vorbefüllt, in das Feld „Passwort“ geben Sie bitte das Einmal-Passwort ein, das Sie erhalten haben.

Bitte klicken Sie dann auf „Einloggen". (Sofern Sie die Mail der Kölner Spezial mit dem Einmal-Password nicht erreicht haben sollte, können Sie über "Passwort vergessen" direkt ein neues anfordern.)

Im nächsten Fenster klicken Sie bitte auf "Fortfahren". Nun werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrem Namen und einem neuen Passwort, das Sie sich bitte selbst ausdenken, zu registrieren. Das Passwort muss den dort beschriebenen Anforderungen genügen. Klicken Sie dann bitte auf "Senden".

Im letzten Schritt geben Sie bitte eine Sicherheitsfrage ein, deren Antwort nur Sie kennen. Sollten Sie einmal das Passwort vergessen haben, können Sie über die Beantwortung dieser Frage das Passwort jederzeit wieder zurücksetzen und ein neues vergeben.

Abschließend klicken Sie bitte wieder auf „Senden“, Sie sind jetzt in dem SecureMail-Portal registriert und müssen sich mit Ihrem neuen Passwort erneut anmelden. Danach werden Sie direkt zu Ihrem persönlichen Postfach weitergeleitet.

Zukünftig müssen Sie nur noch das selbst vergebene Passwort eingeben, um mit der Kölner Spezial sicher kommunizieren zu können.

Lesen und Beantworten der Nachricht

Um eine neue Nachricht im SecureMail-Portal zu lesen, klicken Sie bitte auf den zugehörigen Betreff.

Sollte in der E-Mail ein Anhang enthalten sein, so finden Sie ihn unten am Ende der Nachricht. Öffnen Sie diesen bitte wie gewohnt mit einem Doppelklick.

Es ist auch möglich, die Nachricht lokal auf Ihrem Gerät zu speichern (Originalnachricht herunterladen).

Über die Schaltfläche "Antworten" können Sie uns ebenfalls Ihre Antwort verschlüsselt und sicher vor unbefugtem Mitlesen zukommen lassen.
Hinweis:
Ihre Nachrichten werden 180 Tage lang in Ihrem Postfach gespeichert, danach werden Sie automatisch gelöscht. Achten Sie daher bitte darauf, Nachrichten auf Ihrem PC zu speichern, wenn Sie diese dauerhaft aufbewahren möchten.

Ihre Nachricht an die Kölner Spezial

Über "neue E-Mail" können Sie aus dem SecureMail-Portal an jede Kölner Spezial E-Mail Adresse eine sichere Nachricht senden.

Wenn Sie einen oder mehrere Anhänge beifügen möchten, klicken Sie bitte auf "Datei anhängen", um die Datei(en) von Ihrem PC hinzuzufügen.

Wenn Sie alle Ihre Eingaben getätigt haben, klicken Sie bitte auf "Email Senden", um uns Ihre Antwort zukommen zu lassen.

Abmelden

Rechts oben im SecureMail-Portal sehen Sie Ihre E-Mail-Adresse. Wenn Sie keine weiteren Aktionen mehr durchführen wollen, klicken Sie bitte auf das Dreieck daneben, und nutzen Sie die Option "Abmelden".

Passwort vergessen

Sollten Sie Ihr Passwort zum SecureMail-Portal vergessen haben, so klicken Sie bitte in der Anmeldemaske auf den Link "Passwort vergessen".
Sie werden dann auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie bitte Ihre E-Mailadresse eingeben, mit der Sie sich im Portal registriert haben.
Nach dem Klick auf „Neues Passwort anfordern“ beantworten sie bitte die Sicherheitsfrage, die Sie während der Registrierung ausgewählt haben. Ist Ihre Antwort korrekt, wird Ihnen eine E-Mail mit einem Link gesendet.
Bitte folgen Sie diesem Link, um ein neues Passwort vergeben zu können.

Ist Ihnen die Antwort auf die Sicherheitsfrage nicht mehr bekannt, so wenden Sie sich bitte an unsere technische Hotline: Securemail_Info@koelnerspezial.de

Support

Wenn Sie zusätzlich Unterstützung benötigen und weiterhin technische Fragen zu dem neuen E-Mail Verfahren haben, können Sie sich jederzeit per E-Mail an unseren Support wenden:

  Support_Koelnerspezial.