Allgemeiner Hinweis

Falls nicht anders vereinbart, nutzen wir E-Mails ausschließlich in der Folgekorrespondenz (reaktive E-Mail-Kommunikation) auf

- eine uns von Ihnen per E-Mail zugesandte Anfrage
- ein Telefonat, in dem Sie uns die Beantwortung dieses konkreten Vorgangs per E-Mail gestattet haben
- einen Brief, wenn Sie uns darin ausdrücklich um die Antwort per E-Mail gebeten haben

Sollten Sie bei einer Anfrage per E-Mail keine Rückantwort auf diesem Weg wünschen, so weisen Sie uns bitte in Ihrer E-Mail kurz darauf hin.

Wie versenden wir E-Mails?
Wenn wir eine E-Mail an Sie versenden, versuchen wir immer die stärkste verfügbare Verschlüsselungsart zu verwenden. Haben Sie mit uns insbesondere eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (PGP/ SMime) eingerichtet, so wird die  E-Mail auch entsprechend verschlüsselt an Sie versendet.
Ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung möglich, so werden wir Ihnen die E-Mail in unser WebMail-Portal einstellen. Durch den Einsatz des WebMail-Portals wird eine verschlüsselte Übermittlung auch ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet.

Ergänzender Risikohinweis zum E-Mail-Versand:
Beim Versand von E-Mails besteht  aufgrund einer evtl.  nicht durchgehenden Verschlüsselung auf dem Transportweg von Ihrem Provider zu Ihnen von Dritten das Risiko, dass die E-Mail – wie eine Postkarte –   abgefangen, gelesen und/oder verändert  werden kann.  Aufgrund dieses Risikos werden wir Ihnen auch niemals E-Mails in Bezug auf Personenversicherungen (Kranken-, Lebens- oder Unfallversicherung), Gesundheitsdaten und/oder Daten, die nach § 203 StGB durch eine Schweigepflicht geschützt sind, derart unverschlüsselt zukommen lassen. 

Wie können Sie den Email-Versand aktiv schützen?
Hiermit möchten wir Sie ausdrücklich auf die Möglichkeit hinweisen, durch den Einsatz eines anderen Providers eine Transportverschlüsselung für Ihre E-Mail auf dem Weg durch das Internet zu erhalten bzw. mit AXA über den Austausch digitaler Zertifikate eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einzurichten.

Beschreibung des SecureMail-Verfahrens

In folgendem Ablauf zeigen wir Ihnen

  • wie Sie sich registrieren bzw. anmelden,
  • wie das sichere WebMail-Portal aussieht,
  • wie Sie eine sichere Nachricht lesen können,
  • wie Sie darauf antworten,
  • was Sie tun können, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben,
  • was Sie tun können, wenn Sie Ihre Antwort auf die Sicherheitsfrage vergessen haben.

Darüber hinaus geben wir Ihnen an, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die sichere E-Mail auf Ihrem Computer funktioniert: "Technische Voraussetzungen"

Support

Wenn Sie zusätzlich Unterstützung benötigen und weiterhin technische Fragen zu dem neuen E-Mail Verfahren haben, können Sie sich jederzeit per E-Mail an unseren Support wenden:

  Support_Koelnerspezial.