Seite drucken
Kommunikation per E-Mail mit der Kölner Spezial
Allgemeiner Hinweis
Falls nicht anders vereinbart, nutzen wir E-Mails ausschließlich in der Folgekorrespondenz (reaktive E-Mail-Kommunikation) auf
- eine uns von Ihnen per E-Mail zugesandte Anfrage
- ein Telefonat, in dem Sie uns die Beantwortung dieses konkreten Vorgangs per E-Mail gestattet haben
- einen Brief, wenn Sie uns darin ausdrücklich um die Antwort per E-Mail gebeten haben
Sollten Sie bei einer Anfrage per E-Mail keine Rückantwort auf diesem Weg wünschen, so weisen Sie uns bitte in Ihrer E-Mail kurz darauf hin.
- eine uns von Ihnen per E-Mail zugesandte Anfrage
- ein Telefonat, in dem Sie uns die Beantwortung dieses konkreten Vorgangs per E-Mail gestattet haben
- einen Brief, wenn Sie uns darin ausdrücklich um die Antwort per E-Mail gebeten haben
Sollten Sie bei einer Anfrage per E-Mail keine Rückantwort auf diesem Weg wünschen, so weisen Sie uns bitte in Ihrer E-Mail kurz darauf hin.
Wie versenden wir E-Mails?
Wenn wir eine E-Mail an Sie versenden, versuchen wir immer die stärkste verfügbare Verschlüsselungsart zu verwenden. Haben Sie mit uns insbesondere eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (PGP/ SMime) eingerichtet, so wird die E-Mail auch entsprechend verschlüsselt an Sie versendet.
Ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung möglich, so werden wir Ihnen die E-Mail in unser WebMail-Portal einstellen. Durch den Einsatz des WebMail-Portals wird eine verschlüsselte Übermittlung auch ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet.
Wenn wir eine E-Mail an Sie versenden, versuchen wir immer die stärkste verfügbare Verschlüsselungsart zu verwenden. Haben Sie mit uns insbesondere eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (PGP/ SMime) eingerichtet, so wird die E-Mail auch entsprechend verschlüsselt an Sie versendet.
Ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung möglich, so werden wir Ihnen die E-Mail in unser WebMail-Portal einstellen. Durch den Einsatz des WebMail-Portals wird eine verschlüsselte Übermittlung auch ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet.
Ergänzender Risikohinweis zum E-Mail-Versand:
Beim Versand von E-Mails besteht aufgrund einer evtl. nicht durchgehenden Verschlüsselung auf dem Transportweg von Ihrem Provider zu Ihnen von Dritten das Risiko, dass die E-Mail – wie eine Postkarte – abgefangen, gelesen und/oder verändert werden kann. Aufgrund dieses Risikos werden wir Ihnen auch niemals E-Mails in Bezug auf Personenversicherungen (Kranken-, Lebens- oder Unfallversicherung), Gesundheitsdaten und/oder Daten, die nach § 203 StGB durch eine Schweigepflicht geschützt sind, derart unverschlüsselt zukommen lassen.
Beim Versand von E-Mails besteht aufgrund einer evtl. nicht durchgehenden Verschlüsselung auf dem Transportweg von Ihrem Provider zu Ihnen von Dritten das Risiko, dass die E-Mail – wie eine Postkarte – abgefangen, gelesen und/oder verändert werden kann. Aufgrund dieses Risikos werden wir Ihnen auch niemals E-Mails in Bezug auf Personenversicherungen (Kranken-, Lebens- oder Unfallversicherung), Gesundheitsdaten und/oder Daten, die nach § 203 StGB durch eine Schweigepflicht geschützt sind, derart unverschlüsselt zukommen lassen.
Wie können Sie den Email-Versand aktiv schützen?
Hiermit möchten wir Sie ausdrücklich auf die Möglichkeit hinweisen, durch den Einsatz eines anderen Providers eine Transportverschlüsselung für Ihre E-Mail auf dem Weg durch das Internet zu erhalten bzw. mit AXA über den Austausch digitaler Zertifikate eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einzurichten.
Hiermit möchten wir Sie ausdrücklich auf die Möglichkeit hinweisen, durch den Einsatz eines anderen Providers eine Transportverschlüsselung für Ihre E-Mail auf dem Weg durch das Internet zu erhalten bzw. mit AXA über den Austausch digitaler Zertifikate eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einzurichten.
Beschreibung des SecureMail-Verfahrens
In folgendem Ablauf zeigen wir Ihnen
- wie Sie sich registrieren bzw. anmelden,
- wie das sichere WebMail-Portal aussieht,
- wie Sie eine sichere Nachricht lesen können,
- wie Sie darauf antworten,
- was Sie tun können, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben,
- was Sie tun können, wenn Sie Ihre Antwort auf die Sicherheitsfrage vergessen haben.
Darüber hinaus geben wir Ihnen an, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit die sichere E-Mail auf Ihrem Computer funktioniert: "Technische Voraussetzungen"
Support
Wenn Sie zusätzlich Unterstützung benötigen und weiterhin technische Fragen zu dem neuen E-Mail Verfahren haben, können Sie sich jederzeit per E-Mail an unseren Support wenden:
Support_Koelnerspezial.